Auskunftsersuchen ehemaliger Mitarbeitender: Zwischen berechtigtem Anspruch und strategischem Druck

Immer mehr Unternehmen sehen sich mit Auskunftsersuchen ehemaliger Mitarbeitender nach Art. 15 DSGVO konfrontiert. Was ursprünglich der Transparenz dienen sollte, wird in der Praxis zunehmend als strategisches Instrument genutzt – etwa zur Vorbereitung von Kündigungsschutzklagen.

Trotz möglicher taktischer Hintergründe bleibt der Auskunftsanspruch rechtlich bindend. Innerhalb eines Monats muss eine strukturierte und vollständige Auskunft erteilt werden. Eine Ablehnung ist nur in Ausnahmefällen, etwa bei „offensichtlich unbegründeten“ oder „exzessiven“ Anfragen möglich und auch das nur mit sorgfältiger Einzelfallbewertung und Dokumentation.

Besonders relevant ist in diesem Zusammenhang ein Urteil des OLG Nürnberg (Az. 14 U 2828/21): Das Gericht stellte klar, dass ein Auskunftsersuchen auch dann ernst zu nehmen ist, wenn es im Zusammenhang mit einem arbeitsrechtlichen Streit steht. Ein bloß taktisches Motiv entzieht dem Anspruch nicht automatisch seine rechtliche Legitimation. Unternehmen müssen also auch in solchen Fällen sorgfältig prüfen und reagieren.

Vorsicht ist dabei vor allem auch geboten, wenn die Anfrage über einen Rechtsbeistand erfolgt. Liegt keine gültige Vollmacht vor, dürfen keine Daten herausgegeben werden. Gleichzeitig beginnt die Frist zur Beantwortung jedoch mit Eingang des Ersuchens – nicht erst mit Vorlage der Vollmacht. Unternehmen stehen hier zwischen Fristwahrung und Datenschutzverstoß.

Der Umgang mit Auskunftsersuchen erfordert also Sensibilität, rechtliches Feingefühl und klar definierte Prozesse. Wer vorbereitet ist, kann nicht nur Fristen einhalten und Bußgelder vermeiden, sondern auch Vertrauen schaffen. Datenschutz wird so zur Stärke, nicht zur Stolperfalle.